Aarzeling om iemand 'op afstand' aan te nemen?

Nu we bijna allemaal thuiswerken of in een crisisteam kneiterhard aan de slag zijn rijst de vraag hoe neem je nog wel mensen aan als je ze niet aan tafel in de ogen kan kijken? Je wilt een nieuwe collega vinden die goed bij jouw organisatie past en over de juiste competenties beschikt. Als je de selectieprocedure op afstand moet doen, lijkt dat al helemaal ingewikkeld. Wij geven je de volgende praktische tips mee!

Jouw sollicitatieprocedure

Een goede sollicitatieprocedure maakt al het verschil. Als je dat op orde hebt hoeft er echt niet zoveel te veranderen. We hebben daar eerder over geschreven en vertellen hierin dat een “simpele” sollicitatieprocedure toch al snel uit 4 tot 6 stappen bestaat. Veel werk, maar je wilt natuurlijk niet de verkeerde mensen binnenhalen. Bovendien, als je samenwerkt met een arbeidsbemiddelaar mag je verwachten dat een groot deel van dat werk voor je uit handen wordt genomen. Of een deel van de procedure wordt uit handen genomen door professionals uit jouw recruitmentteam.
Dus laten we focussen op wat je kan doen als je in één of maximaal twee gesprekken wilt beslissen over een geschikte kandidaat die ook al op een andere manier stappen heeft doorlopen.

>> Wil je direct de handleiding voor een goede sollicitatieprocedure downloaden? Klik dan hier.

Praktische tips voor tijdens de procedure

1. Bereid je goed voor op het gesprek

Verzeker je van de doelen van jouw gesprek en neem alle verzamelde informatie over jouw sollicitant door. En stel jezelf dan een aantal vragen: Wat springt er uit? Zowel positief als negatief? Heb je op basis van de eerdere stappen nog aanvullende vragen? Wat is in het vorige gesprek blijven liggen? Wat wil jij zelf altijd weten weten van elke kandidaat?
Als je het gesprek samen met een collega voert: wat is jullie rolverdeling? Ga nou niet voor “good cop, bad cop”, maar gebruik jullie sterke punten: de een de sfeer, de ander de feiten? Of de een de waarden en de ander de competenties.
En als laatste natuurlijk: werkt de technologie goed, heb je een rustige omgeving en visuele hulpmiddelen klaarliggen?

2. Breek het ijs

Het is toch even gek als je elkaar voor het eerst ontmoet via een scherm, dus zorg dat je direct het ijs breekt. In elke stap van de procedure kan om verschillende redenen spanning ontstaan. En die spanning helpt niemand om een goed gesprek te voeren; realiseer je dat het jouw doel is om veel van je gesprekspartner te weten te komen en daarbij ook een zo’n reëel mogelijk beeld te krijgen. Dus stel jouw sollicitant op z’n gemak: start met koetjes en kalfjes, maak een grapje en laat jouw provisorische werkplek of favoriete plek in huis zien en vertel hierover.

3. Maak het direct persoonlijk, dus schroom niet

Door het gesprek persoonlijk te maken zorg je ervoor dat je iemand echt leert kennen. We weten uit eigen ervaring dat het telefonisch, ook met videobellen en zelfs face to face lastig is om dat te bereiken. Dus schroom niet om het persoonlijk te maken; vertel iets over jezelf en nodig de kandidaat uit om hetzelfde te doen. Geef daarom het goede voorbeeld en vertel over de ups en downs in jouw carrière of neem wat meer tijd dan normaal om over jouw hobby's te vertellen. De kandidaat zal ook makkelijker meer over zichzelf delen en kunnen jullie samen ontdekken over er een match is.

4. Gebruik visuele hulpmiddelen

Uiteindelijk heb je altijd te weinig tijd (of er is gewoon totaal geen match), dus het helpt om te investeren in visuele hulpmiddelen. Deze tools kan je in zetten als voorbereiding óf tijdens het gesprek. Denk aan een planboard voor de gesprekken, zorg ervoor dat je een organogram, jullie teamagenda of een digitale planning kan delen via screen sharing. En zorg ervoor dat je de essentiële competenties deelt en kom daar tijdens het gesprek uitgebreid op terug. Je zou er ook voor kunnen kiezen om een virtuele tour te geven door jouw organisatie.

5. Bespreek de organisatiecultuur, ook nu

Juist nu is het belangrijk om te vertellen over de cultuur die bij jullie leeft. Wat maakt jullie nu zo uniek? Als er druk op de ketel komt te staan, waar val je dan op terug? Wat is er écht belangrijk in de organisatie? Vertel over hoe de kernwaarden tot leven komen, geef een voorbeeld van de solidariteit in jullie organisatie, manier van samenwerken of ontspannen, zoals een digitale sjoelcompetitie of videobellen op vrijdagmiddag om de borrel in leven te houden. Om nog even terug te komen op die visuele hulpmiddelen: wij kiezen er ook regelmatig voor om de kernwaarden van onze klanten te delen en vragen de sollicitant die hardop redenerend te prioriteren. Op die manier bespreken we de kernwaarden en kan de sollicitant daar ook op reflecteren.

6. Het blijft een sollicitatiegesprek

Uiteindelijk blijft het gewoon een sollicitatiegesprek, dus handel daar ook naar. Je bent op zoek naar een match op competenties en persoonlijkheid. Blijf benoemen wat je ziet en voelt. En vraag door als je twijfelt, zodat je zeker weet dat je het hele verhaal hebt gehoord. Ook op afstand kun jij deze match prima onderzoeken en vinden. 

Download bovenstaande in onze overzichtelijke infographic

De sollicitatieprocedure zorgt uiteindelijk voor de doorslag of het proces slaagt, wij hebben een handleiding voor jou geschreven! Download hem door even naar beneden te scrollen. 

Handleiding ontvangen

Handleiding: Een goede sollicitatieprocedure & online kennissessie

In 15 jaar hebben we zoveel gezien, geprobeerd en geleerd rondom werving en selectie, dat we graag onze expertise delen. Dit doen we op twee manieren: we hebben onze kennis gebundeld in een handige handleiding voor een goede sollicitatieprocedure. Gebruik deze vooral in deze onzekere tijd!

Bovendien ontvang je als je deze handleiding download ook de uitnodiging voor een online kennissessie over dit onderwerp. Oud-directeur Martijn van Rossum zal deze sessie hosten. Dus heb jij vragen rondom een goede online sollicitatieprocedure? Of wil je graag horen waar jouw concullega’s tegenaan lopen?
Download de handleiding en we versturen jou de uitnodiging wanneer de datum bekend is.