Even schakelen: een bedrijfskundige op de OK - deel 1

In december 2017 verscheen in Skipr een artikel over de vernieuwde logistieke processen in het Westfriesgasthuis. Dit tweeluik gaat over Diederik Rood, de oud-pionier van Studelta die bij dit project betrokken was en inmiddels in vaste dienst is.

“Je zou het misschien niet zeggen, maar een OK werkt eigenlijk net zoals een grote supermarkt. Er is een voorraad van duizenden verschillende producten, elk met een eigen houdbaarheidsdatum. Al die producten hebben een barcode, zodat precies bijgehouden kan worden wanneer welk product wordt afgerekend. Dat wil zeggen: wanneer het op de operatietafel wordt gebruikt. En dus de voorraad weer moet worden aangevuld. Dat is tenminste de ambitie, maar in de praktijk blijkt dit voor veel ziekenhuizen een flinke logistieke uitdaging. Zo ook voor het Westfriesgasthuis,” zo vertelt oud-pionier Diederik Rood. Hij startte vorig jaar via Studelta in dit ziekenhuis met een project om de OK-logistiek op orde te brengen en is inmiddels in dienst bij het Westfriesgasthuis en het Waterlandziekenhuis.

De logistieke uitdaging
Het monitoren van die ‘supermarktvoorraad’ aan OK-producten heeft heel wat voeten in de aarde. “De bedoeling is dat de producten, feitelijk alle implantaten, maar ook de schroeven en platen die bij een trauma in patiënten worden geplaatst, nauwkeurig worden geregistreerd. De registratie begint in het elektronisch patiëntendossier (EPD), zo hebben alle medewerkers op de OK inzicht welke artikelen er gebruikt zijn bij de operatie”. vertelt Diederik. “Vervolgens wordt het verbruik via een koppeling naar het ERP-systeem gestuurd, zodat de voorraad van de verbruikte artikelen ook bijgewerkt wordt.” Uiteindelijk komt dit de patiëntveiligheid ten goede. Stel bijvoorbeeld dat er onverhoopt iets aan de hand blijkt te zijn met een bepaald product, dan weet men precies welke patiënten moeten worden opgeroepen voor een controle of vervanging. Maar bij dit hele logistieke proces zijn veel verschillende afdelingen betrokken. De leverancier die de producten aanlevert, de afdeling inkoop die de artikeldata aanmaakt, de afdeling logistiek die het artikel registreert en de OK-medewerkers die het artikel daadwerkelijk gebruiken. Het overkoepelende IT-systeem AX moet worden geïntegreerd om al die zaken in de gaten te houden.”

De opdracht van Diederik
Een complexe opdracht voor Diederik dus, om de IT-taal te vertalen naar de mensen binnen al die verschillende afdelingen. Maar ondanks de complexiteit een ideale rol voor een starter. Diederik begon deels met operationele taken en kreeg vanaf daar het logistieke proces onder de knie en kon de vertaling maken naar de verschillende afdelingen.Voor hen moet duidelijk zijn wat ze moeten doen. Bijvoorbeeld voor de OK-medewerkers, die moeten zorgen dat de verpakkingen van alle producten bewaard blijven zodat ze kunnen worden gescand, voordat ze worden weggegooid. De uitdaging voor Diederik? Maak de vertaalslag tussen de technische systemen, de logistieke processen én de organisatorische processen. Hij ging hiervoor in gesprek met de afdeling inkoop, de afdeling logistiek, de OK-medewerkers én met de makers van het IT-systeem. “Het was voor mij belangrijk om te weten hoe men werkt. Om daarvan een goed overzicht te houden en om mezelf steeds opnieuw de vraag te stellen: wat is voor deze afdeling belangrijk, wat moet men precies doen en welke processen kunnen verbeterd worden? Wat voor impact heeft deze verandering? Hoe kunnen mensen er op een goede manier mee werken?”

Het resultaat
Met de inzet van Diederik is een koppeling gemaakt tussen het al genoemde EPD en de ERP. Hiermee zijn de logistieke processen van de OK in het Westfriesgasthuis inmiddels op een unieke wijze in orde gebracht. In 2017 is het ziekenhuis gefuseerd met het Waterlandziekenhuis in Purmerend. Diederik is nu in vaste dienst om ook daar weer als schakel tussen verschillende afdelingen op te treden.

Deze blog is het eerste deel van een tweeluik over het project van oud-pionier Diederik Rood. Ben je benieuwd hoe Diederik dit project zelf heeft ervaren? Lees zijn verhaal hier.

Nieuwsbrief

Pssst...

Wil je op de hoogte gehouden van vaknieuws binnen jouw sector? En evenementen die we organiseren? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief, zodat we jou relevante informatie kunnen toesturen!