Onboarden tijdens Corona | 11 tips

Geschreven door Martijn van Rossum. Je wilt een nieuwe collega inwerken, zodat die nieuwe collega zich snel thuis voelt, direct een bijdrage kan leveren én snel productief wordt. Daar zijn in veel organisaties mooie onboarding programma's voor ingericht. Maar als je dat nu op afstand moet doen, is dat ingewikkeld. En als je daar geen proces voor hebt is jouw vraag misschien wel: hoe gaat die nieuwe collega überhaupt z’n werk doen? Wij vroegen dat onze opdrachtgevers, pioniers en andere vooruitstrevende relaties en komen op maar liefst 11 tips voor tijdens deze unieke situatie!

We horen trouwens dat de meeste leidinggevenden en teamleden zich flexibel opstellen in deze situatie en zoveel mogelijk contact zoeken via videobellen om zo toch betrokken te zijn bij elkaar. We zien weinig echte problemen, maar áls er problemen zijn komt dat eigenlijk door een gebrek aan afgestemde verwachtingen en de beschikbaarheid en tijd voor elkaar.

Praktische tips

Wat kan nu het verschil maken?

1. Aandacht boven alles

De coronacrisis roept elke dag weer nieuwe vragen op. Over het werk, over privé, over de maatschappij. En dat heeft invloed op mensen. Het heeft invloed op je huidige team en dus ook op nieuwe collega’s. Dat kun je als leidinggevende helaas niet allemaal oplossen, maar ‘er zijn’ maakt veel verschil. Dus zorg ervoor dat je gestructureerd aandacht geeft aan jouw nieuwe collega; plan het in én hou je er aan. Over een week ben je verrast over hoe snel je nieuwe collega bijdraagt en over een maand kan jij je niet meer voorstellen dat je twijfelde om een substantiële tijdsinvestering te doen. Zo maak je dit praktisch:

Plan contactmomenten in en houd je er aan,
Neem de eerste dag echt zelf de tijd: tenminste 2,5 uur over de dag,
Maak een draaiboek (gevulde agenda!) voor de eerste week,
In de eerste week zelf elke dag een uur en een flexibel belletje eind van de dag.
Bouw de intensiteit af, maar houd actief vinger aan de pols.

2. Creëer ruimte met een buddy

Ook een buddy is aandacht voor je nieuwe collega, maar kost jou nauwelijks tijd. Zorg ervoor dat je op dag één je nieuwe collega koppelt aan een - liefst ervaren - collega in een vergelijkbare functie. Die ervaren collega voelt zich waarschijnlijk trots en je nieuwe collega wordt sneller en persoonlijk wegwijs gemaakt. En selecteer ook een buddy die zorgt voor een gevoel van betrokkenheid, misschien zelfs vriendschap. Bovendien heb je de inhoudelijke vragen voor een groot gedeelte getackeld op die manier.

3. Inwerken op 1,5 meter

Iedereen wordt verzocht thuis te werken, en dat blijft voorlopig ook belangrijk. We zien dat organisaties zich ook gaan voorbereiden op de zogenaamde 1,5 meter economie. Net als supermarkten en tuincentra zullen ook kantoren hun maatregelen nemen. Is jouw kantoor open? Is er een roulatiesysteem opgezet? Dan kun je je nieuwe collega voor de kritische operationele taken inwerken op kantoor. Elk face-to-facecontact is meegenomen. Juist in het begin.

4. Roei met de riemen die je hebt

Een open deur, zeker. Maar iedereen snapt dat niet alles soepel gaat in deze tijd. Dus maak een lijst van alle materialen, systemen en hardware die je nieuwe collega nodig heeft, en stel die thuis beschikbaar. Lukt het met een systeem (nog) niet? Accepteer dat dan. Accepteer dat het tijd kost om dat wél voor elkaar te krijgen. En gebruik in de tussentijd een workaround. Accepteer de verminderde productiviteit en wees dankbaar voor wat er wel wordt verzet.

5. Maak wederzijdse verwachtingen expliciet.

Essentieel bij elk onboardingstraject is het management van de wederzijdse verwachtingen. En doordat je nu niet letterlijk even bij elkaar langs kan lopen om onduidelijkheden op te lossen is duidelijkheid doorslaggevend.

Op dag één voer je een open gesprek over de rol en verantwoordelijkheden,
Op dag één maak je een afspraak over het programma van de eerste week,
Op dag één maak je duidelijk aan welke verwachtingen in de proeftijd moet worden voldaan. Ja, ook nu.
In de eerste maand maak je duidelijke resultaatafspraken op week-, maand- of kwartaalbasis.

6. Teken een roadmap of maak een checklist

Veel werknemers weten niet precies waar ze aan beginnen terwijl ze wel erg benieuwd zijn naar hun eerste dag en week. “Preboarding” is dan ook een belangrijke stap van je onboardingsproces en kan op verschillende manieren leuk ingevuld worden. De informatie die je wilt meedelen vóór de startdag van je medewerker kun je gewoon op mail zetten, maar je kunt er ook iets origineels mee doen. Zo geeft een zogenaamde “onboarding roadmap” op een visuele manier weer wat je je als startende werknemer mag verwachten. Of maak een simpele checklist waarin staat wat wanneer met wie gedaan wordt, zodat je nieuwe collega zélf regie kan nemen op zijn inwerkperiode.

7. Maak het persoonlijk en hou ‘t leuk

In een onboarding traject is de sociale component één van de drie pijlers. Daarvoor is het belangrijk om elkaar snel te leren kennen en de nieuwe collega de gelegenheid te geven om te wennen en zich onderdeel van het geheel te voelen. Enkele leuke suggesties:

Stuur voor de start een attentie naar huis en betrek de familie in een nieuwe start
Organiseer een virtueel ontbijtje met het team
De informele een-op-een-introducties kunnen ook online gewoon doorgaan
Geef ruimte voor “spontane” kennismakingen of neem daarin zelf de regie
Maak een bingokaart met feitjes over nieuwe collega’s
En neem deze tip van VIS trainingen over: "beeld je hobby uit tijdens een teammeeting"

Leert deze collega zo snel genoeg de juiste contacten kennen om snel productief te worden? En wordt er vertrouwen gevoeld om gewenst gedrag te vertonen?

8. Leg communicatievoorkeuren vast

Bespreek hoe en waarmee er gecommuniceerd wordt binnen het team, wees benaderbaar (we kunnen het niet vaak genoeg herhalen) én stel je eigen grenzen. Welke apps gebruiken jullie? Wat zijn de geschreven en ongeschreven regels? Kunnen we na werktijd nog appen, mailen of wachten we tot de volgende dag? Welke vragen kunnen altijd en met welke worstelingen wacht je tot een wekelijks persoonlijk overleg? Kortom maak duidelijke afspraken over hoe jullie - ook nu - een work-life-balance behouden.

9. Doe als Google

Soms is één simpel mailtje al genoeg voor een significante verbetering in resultaten. Zo heeft Google zijn onboarding wel 25 procent sneller en effectiever gemaakt door de manager van de nieuweling de avond voordat hij of zij begint nog een reminder-mailtje te sturen. Waarschijnlijk niet haalbaar in jouw organisatie…

Zorg er dus zelf voor dat je op de avond voor de start van die nieuwe collega jouw checklist nog een keer doorloopt. Heb je alles klaar? Verzeker jezelf ervan dat je de punten van de eerste dag af kan vinken, zodat je nieuwe collega een vliegende start kan maken.

En troost je...

10. Latte macchiato met havermelk doet er niet toe

Uit recent onderzoek blijkt dat de werkomgeving weliswaar belangrijk is, maar een gratis lunch, een design espressoapparaat, de voetbaltafel of zelfs de eigen bar doen er niet toe in de onboarding fase . Minder dan 1% van de nieuwe werknemers zegt dat belangrijk te hebben gevonden in de afweging om te blijven tijdens de fase van onboarding. Dus het is fantastisch als je bij kan dragen aan een professionele thuiswerkomgeving, maar iedereen zal begrip hebben voor de huidige omstandigheden.

11. Een app is een "nice to have"

Er zijn inmiddels vele apps op de markt die organisaties helpen om hun nieuwe medewerkers nog beter te onboarden. En die zijn ook heel tof als je ze op de juiste manier gebruikt, maar ook zonder zo’n app zullen nieuwe collega’s zich welkom voelen. Dus je hoeft echt niet nu snel zo’n app uit te rollen om op afstand in te werken. Investeer liever in die persoonlijke aandacht. Aandacht is alles, zie tip 1!

We hebben bovenstaande tips ook in een leuke infographic gezet: bekijk deze vooral of deel hem met je collega's!

En zit jouw struggle juist in het online sollicitatieproces, hier hebben we ook een aantal tips voor je! Klik hier om de blog te lezen.

Stel jouw vragen tijdens onze online kennissessie

Bovenstaande tips zijn direct toepasbaar. Natuurlijk maakt het een substantieel verschil als je een goede onboarding procedure hebt staan. In 15 jaar hebben we zoveel gezien, geprobeerd en geleerd rondom het inwerken van nieuwe collega’s, dat we graag onze expertise delen.

We hebben onze kennis gebundeld een online kennissessie over dit onderwerp. Martijn van Rossum zal deze sessie hosten. Dus heb jij vragen rondom onboarding? Of wil je graag horen waar jouw collega’s tegenaan lopen? Wil jij jouw expertise inbrengen? Of wil je gewoon meer van deze praktische tips? Doe dan vooral mee!

Meer informatie over de kennissessie